在實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證中，擁有一套簡(jiǎn)單實(shí)用的實(shí)驗(yàn)室記錄至關(guān)重要，每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的記錄都要適合自己的實(shí)驗(yàn)室，那么要怎么管理好你的實(shí)驗(yàn)室記錄呢?希望通過本文的介紹對(duì)您能有所幫助。

一.明確記錄控制的職責(zé)和權(quán)限

所有管理體系運(yùn)行所涉及的部門都必須保留自己的工作情況和體系運(yùn)行當(dāng)中的記錄和必要的追溯性、證明性記錄。指定一個(gè)部門收集、歸檔和保存相關(guān)質(zhì)量和技術(shù)記錄，負(fù)責(zé)建立和管理人員技術(shù)檔案和設(shè)備技術(shù)檔案和各類記錄表格的審核和發(fā)放等，一般為管理部門。各檢定部門按規(guī)定要求填寫、整理本部門使用的記錄。形成以管理部門為主，檢定部門為輔的記錄控制和管理。

二.編制記錄表格的要求

記錄表格的充分性

記錄表格應(yīng)盡可能全面地反映檢測(cè)工作的全過程以及管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則。

在編制記錄表格時(shí)，要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，除依據(jù)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必需信息外，記錄應(yīng)包括參與采樣或抽樣、樣品制備、儀器設(shè)備、環(huán)境條件、檢測(cè)地點(diǎn)、檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)依據(jù)、檢測(cè)人員、核驗(yàn)人員等，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。

記錄表格的實(shí)用性

在確定每一記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)考慮記錄的實(shí)用性，保證記錄檢索方便。對(duì)于事實(shí)上無法獲得的數(shù)據(jù)，或現(xiàn)有條件得到的數(shù)據(jù)是不真實(shí)的，以及對(duì)那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄中。因此，記錄除應(yīng)按照統(tǒng)一要求設(shè)計(jì)外，還應(yīng)廣泛吸收其他實(shí)驗(yàn)室的經(jīng)驗(yàn)，緊密結(jié)合本單位實(shí)際。

記錄表格的規(guī)范性

標(biāo)準(zhǔn)化的記錄格式應(yīng)統(tǒng)一，以便于填制、統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)也為進(jìn)一步使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)，如有國際、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)優(yōu)先使用規(guī)定的統(tǒng)一格式。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足可追溯性的要求。

記錄表格的方便性

記錄的設(shè)計(jì)盡可能方便使用者使用，在保證信息全面的情況下，需要手工填寫的內(nèi)容盡可能少，盡可能簡(jiǎn)單。

三.記錄管理的明細(xì)??

記錄的識(shí)別??

所有記錄均按管理體系各個(gè)不同的活動(dòng)和規(guī)范考核分類的目錄納入其具體的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，并且編入體系文件。

記錄的收集?

記錄由管理體系各活動(dòng)參與人根據(jù)預(yù)先制定的表格具體記錄，然后定期匯總至管理部門。

記錄的編號(hào)與檢索

①各實(shí)驗(yàn)室可自行制定編號(hào)規(guī)則，例如：某檢定裝置標(biāo)準(zhǔn)檔案號(hào)為71號(hào)，該標(biāo)準(zhǔn)的原始記錄有兩種，所以該檢定裝置的原始記錄編號(hào)分別為71JL2-1、71JL2-2。

②記錄的檢索可以根據(jù)記錄名稱、歸檔編號(hào)、收集日期等信息在臺(tái)帳中查詢。

記錄的存取及儲(chǔ)存

記錄的目錄可以活頁形式編入體系文件，具體記錄暫時(shí)保存在質(zhì)量活動(dòng)的各個(gè)部門，年底由管理部門裝訂成冊(cè)保存。其目錄同時(shí)存入計(jì)算機(jī)。查取時(shí)，可通過計(jì)算機(jī)檢索目錄，先查到部門，再根據(jù)分類和日期查找。也可通過體系文件目錄來查找。

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