在《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》中提到:4.5.3檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持控制其管理體系的內(nèi)部和外部文件的程序,明確文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、標(biāo)識(shí)、變更和廢止,防止使用無效、作廢的文件;4.5.11檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持記錄管理程序,確保記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置符合要求。
那么,對(duì)于文件和記錄有什么區(qū)別?小編通過一張表帶您認(rèn)識(shí)何為文件與記錄:
文件 | 記錄 |
文件:信息及承載媒體 | 記錄:闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。 |
在工作之前確定該怎么做的規(guī)定 | 工作之中形成的做的怎么樣的證據(jù) |
需要批準(zhǔn)、發(fā)布;要保持現(xiàn)行有效版本 | 無需批準(zhǔn),無需發(fā)布,只需要核查,通常不需要控制版本 |
新文件發(fā)布、作廢及時(shí)回收 | 具有耐久性,有保存期 |
可以隨時(shí)修改,不斷完善 | 一旦形成,不許修改 |
分為有保密要求和無保密要求兩類 | 要求安全防護(hù)和保密,防止未經(jīng)授權(quán)的人修改,電子記錄還要有備份 |
控制編制,審批,頒布,分發(fā),使用,更改,回收和歸檔 | 控制識(shí)別,收集,檢索,維護(hù),儲(chǔ)存,處置 |