文件的編號(hào)分為文件的識(shí)別編號(hào)（即文件代號(hào)）和文件的發(fā)放編號(hào)。識(shí)別編號(hào)反映該文件的種類、屬性及版本，發(fā)放編號(hào)則反映該文件的發(fā)放對(duì)象，即所有權(quán)人（有時(shí)是部門(mén)），這兩種編號(hào)都應(yīng)是惟一的。有了識(shí)別編號(hào)，在提及該文件時(shí)，可以不必再敘述名稱，而以識(shí)別編號(hào)代之。有了發(fā)放編號(hào)，就不必再在文件上標(biāo)注使用人姓名，文件使用人變更（例如人員調(diào)離、退休）時(shí)也不需重新標(biāo)注發(fā)放編號(hào)，而只需要在文件發(fā)放清單上做好使用人變更的記錄和發(fā)放、回收的登記即可。
    由于國(guó)家有關(guān)部門(mén)（或國(guó)際組織）在批準(zhǔn)發(fā)布技術(shù)文件時(shí)，已給出文件的識(shí)別編號(hào)，實(shí)驗(yàn)室無(wú)需對(duì)外來(lái)技術(shù)文件重新給出識(shí)別編號(hào)。需要建立文件識(shí)別編號(hào)的，大多是實(shí)驗(yàn)室制定的文件。文件識(shí)別編號(hào)可用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字的組合來(lái)表示，例如：XXXX/XX
    XXX—XXXX。代號(hào)最前面是用英文縮寫(xiě)表示的機(jī)構(gòu)代號(hào)，“/”后面的第一、二位用英文字母表示文件類型識(shí)別，不同的字母組合分別代表質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（可細(xì)分為檢測(cè)/校準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、測(cè)量不確定度評(píng)定書(shū)、期間核查辦法、型式評(píng)價(jià)大綱等）、表格、質(zhì)量計(jì)劃、記錄、網(wǎng)格文件等。“/”后面的第三、四、五位用阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件序號(hào)，如該測(cè)量不確定度評(píng)定書(shū)是實(shí)驗(yàn)室的第8份測(cè)量不確定度評(píng)定書(shū)，則表示為“008”?！耙弧焙竺娴乃奈话⒗?dāng)?shù)字表示文件批準(zhǔn)的年份。